Beschluss-Sammlung: Diese Pflicht hat jeder WEG-Verwalter

Was gehört in die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG?

Sie ist von der Niederschrift über die Versammlung nach § 24 Absatz 6 WEG zu unterscheiden: Die Niederschrift protokolliert den Ablauf einer einzelnen Versammlung, die Beschluss-Sammlung ist ein fortlaufendes, chronologisch nummeriertes Register aller gültigen Beschlüsse der Gemeinschaft über die Jahre hinweg — unabhängig davon, in welcher Versammlung sie gefasst wurden. Angefochtene oder aufgehobene Beschlüsse werden vermerkt; bei einer Aufhebung kann der Eintrag auch ganz gelöscht werden, ebenso wenn er aus einem anderen Grund für die Eigentümer keine Bedeutung mehr hat.

Wer muss die Beschluss-Sammlung führen, wenn kein Verwalter bestellt ist?

Grundsätzlich der Verwalter — § 24 Absatz 8 Satz 1 WEG bestimmt ausdrücklich: „Die Beschluss-Sammlung ist von dem Verwalter zu führen." Fehlt ein Verwalter, geht die Pflicht nicht einfach unter: Nach § 24 Absatz 8 Satz 2 WEG ist dann der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung verpflichtet, die Sammlung zu führen — es sei denn, die Eigentümer haben durch Stimmenmehrheit eine andere Person dafür bestellt. Die Führung der Beschluss-Sammlung ist damit eine durchgehende, personenbezogene Pflicht, die nie ganz herrenlos ist.

Wie schnell müssen Beschlüsse eingetragen werden?

Das Gesetz selbst nennt keine feste Tagesfrist, sondern verlangt „unverzüglich" (§ 24 Absatz 7 Satz 7 WEG) — also ohne schuldhaftes Zögern. Wie eng das in der Praxis auszulegen ist, hat das LG München I mit Beschluss vom 6. Februar 2008 (1 T 22613/07, NZM 2008, 410) konkretisiert: Das Gericht sah eine Woche als Obergrenze an, innerhalb derer eine Eintragung noch als unverzüglich gelten kann, ließ die genaue Frist zwischen drei und fünf Werktagen aber ausdrücklich offen. Als Entscheidung eines Landgerichts bindet das nicht bundesweit wie ein BGH-Urteil, gibt aber die in der Praxis gängige Orientierung vor.

Muss die Beschluss-Sammlung bis zur Gründung der Gemeinschaft zurückreichen?

Nein — und das ist eine der häufigsten Unsicherheiten beim Verwalterwechsel, wie Diskussionen in Eigentümerforen zeigen. Der Gesetzestext begrenzt den Zeitraum ausdrücklich: Erfasst werden nur Beschlüsse und gerichtliche Entscheidungen, „soweit diese Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen nach dem 1. Juli 2007 ergangen sind" (§ 24 Absatz 7 Satz 2 WEG). Übernimmt ein neuer Verwalter eine Gemeinschaft ohne ordentlich geführte Beschluss-Sammlung, muss er also nicht bis zur Gründung der Gemeinschaft zurückrecherchieren — verpflichtend nachzuholen sind nur Beschlüsse und einschlägige Urteile ab diesem Stichtag.

Was passiert, wenn der Verwalter keine oder eine fehlerhafte Beschluss-Sammlung führt?

Es liegt eine Pflichtverletzung nach § 24 Absatz 7 und 8 WEG vor, die eine Haftung des Verwalters begründen kann, wenn der Gemeinschaft dadurch ein Schaden entsteht. Eine Abberufung ist keine automatische Rechtsfolge, sondern bleibt eine Ermessensentscheidung der Wohnungseigentümer per Mehrheitsbeschluss — dafür braucht es seit der WEG-Reform 2020 aber ohnehin keinen besonderen Anlass mehr: Nach § 26 Absatz 3 WEG können die Eigentümer den Verwalter jederzeit abberufen, ohne einen wichtigen Grund nachweisen zu müssen. Der Abberufungsbeschluss selbst bleibt dabei an die ordnungsmäßige Verwaltung gebunden und wäre im seltenen Fall einer schikanösen oder rechtsmissbräuchlichen Motivation anfechtbar.

Wer darf Einsicht in die Beschluss-Sammlung nehmen?

Jeder Wohnungseigentümer sowie ein von ihm ermächtigter Dritter kann auf Verlangen Einsicht in die Beschluss-Sammlung verlangen (§ 24 Absatz 7 Satz 8 WEG). Das ist ausdrücklich weiter gefasst als das allgemeine Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen nach § 18 Absatz 4 WEG, das im Gesetzeswortlaut nur den Wohnungseigentümer selbst als Anspruchsinhaber nennt, ohne einen Dritten als eigenständig einsichtsberechtigt zu erwähnen: Bei der Beschluss-Sammlung kann ausdrücklich auch ein ermächtigter Dritter — etwa ein Rechtsanwalt oder ein Kaufinteressent bei einer geplanten Eigentumsübertragung — aus eigenem Recht die Einsicht verlangen. Das schließt nicht aus, dass sich ein Eigentümer auch bei der allgemeinen Belegeinsicht nach den allgemeinen Regeln der Stellvertretung von einem Bevollmächtigten begleiten lassen kann; § 24 Absatz 7 Satz 8 WEG geht als eigenständiges Recht des Dritten aber darüber hinaus. Beide Einsichtsrechte bestehen unabhängig voneinander und dienen unterschiedlichen Zwecken: die Belegeinsicht der finanziellen Kontrolle, die Einsicht in die Beschluss-Sammlung der Information über geltende Beschlüsse und deren rechtlichen Bestand.

Warum ist das für die Verwalterprüfung wichtig?

Die Beschluss-Sammlung gehört zu den Kernpflichten des Verwalters aus § 24 WEG und wird in der Sachkundeprüfung regelmäßig neben der ordnungsmäßigen Verwaltung geprüft. Wer den Stichtag 1. Juli 2007, die Zuständigkeit bei fehlendem Verwalter und die Unabhängigkeit der Abberufung von einem besonderen Grund kennt, vermeidet die typischen Fangfragen zu diesem Thema. Einen Überblick über die geprüften Themen gibt die Seite Prüfungsthemen.

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