Hausgeldabrechnung nach §28 WEG — Aufbau, Fehler und Prüfrechte

Was ist die Hausgeldabrechnung?

Die Hausgeldabrechnung — auch Jahresabrechnung genannt — ist die jährliche Ist-Abrechnung der WEG über alle Einnahmen und Ausgaben eines Wirtschaftsjahres. Sie ist in §28 Abs. 2 WEG geregelt und eine der Kernpflichten des Verwalters.

• Pflicht des Verwalters: Vorlage der Jahresabrechnung bei der ordentlichen Eigentümerversammlung
• Zeitraum: Kalender- oder abweichendes Wirtschaftsjahr
• Besteht aus: Gesamtabrechnung für die gesamte WEG + Einzelabrechnungen je Einheit
• Beschluss erforderlich: Die Eigentümer müssen die Jahresabrechnung durch Beschluss genehmigen

Aufbau der Jahresabrechnung

Häufige Fehler in der Hausgeldabrechnung

Diese Fehler führen in der Praxis zu Anfechtungen — und kommen so auch in der IHK-Prüfung vor:

• Falscher Umlageschlüssel angewendet — MEA, Kopfteil und Wohnfläche verwechselt oder gemischt
• Nicht genehmigte Rücklagenentnahmen nicht korrekt oder gar nicht ausgewiesen
• Steuerlich relevante Aufwendungen fehlen — Eigentümer können diese für Anlage V (Einkünfte aus Vermietung) benötigen
• Gesamtabrechnung und Einzelabrechnungen stimmen rechnerisch nicht überein
• Fehlende Trennung zwischen WEG-Mitteln und Fremdgeldern des Verwalters auf getrennten Konten
• Instandhaltungskosten und Instandsetzungskosten falsch kategorisiert

Prüfrechte der Eigentümer (§18 Abs. 4 WEG)

Jeder Wohnungseigentümer hat das Recht, die Unterlagen der WEG einzusehen. Dieses Recht ist in §18 Abs. 4 WEG geregelt:

• Einsichtsrecht: Jederzeit in alle Unterlagen und Belege der WEG (Kontoauszüge, Rechnungen, Verträge)
• Kopien: Auf Kosten des Eigentümers verlangbar
• Frist zur Vorlage: Die Abrechnung muss rechtzeitig vor der Eigentümerversammlung vorgelegt werden — in der Regel mindestens 2 Wochen vorher
• Anfechtung: Bei formellen oder inhaltlichen Fehlern kann der Genehmigungsbeschluss angefochten werden (§44 WEG) — Frist: 1 Monat nach Beschlussfassung

Was ist eine Abrechnungsspitze?

Die Abrechnungsspitze ist die Differenz zwischen dem Sollbetrag eines Eigentümers laut Jahresabrechnung und dem tatsächlich geleisteten Hausgeld. Sie ist das Kernstück jeder Einzelabrechnung und zeigt, ob ein Eigentümer am Ende des Wirtschaftsjahres nachzahlen muss oder ein Guthaben erhält.

Formel: Abrechnungsspitze = Sollbetrag (tatsächliche Kosten laut Abrechnung) − geleistetes Hausgeld

Positive vs. negative Abrechnungsspitze

Je nachdem ob die tatsächlichen Kosten höher oder niedriger als das geleistete Hausgeld sind, ergibt sich eine positive oder negative Abrechnungsspitze:

• Positive Abrechnungsspitze → Nachzahlung: Die tatsächlichen Kosten übersteigen das geleistete Hausgeld. Der Eigentümer muss die Differenz nachzahlen. Ursache ist häufig ein zu niedrig angesetzter Wirtschaftsplan oder unerwartete Sonderausgaben.
• Negative Abrechnungsspitze → Guthaben: Die tatsächlichen Kosten sind geringer als das geleistete Hausgeld. Der Eigentümer erhält den überschüssigen Betrag zurück oder er wird mit zukünftigen Hausgeldzahlungen verrechnet.

Abrechnungsspitze und Hausgeld — der Zusammenhang

Das Hausgeld (Wohngeld) ist der monatliche Vorschuss, den jeder Eigentümer auf Basis des Wirtschaftsplans leistet. Es deckt die laufenden Kosten der WEG (Verwaltung, Instandhaltung, Versicherungen etc.) sowie die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Am Jahresende zeigt die Abrechnungsspitze, ob dieser Vorschuss zu hoch oder zu niedrig war:

• Hausgeld zu niedrig angesetzt → positive Abrechnungsspitze → Nachzahlung
• Hausgeld zu hoch angesetzt → negative Abrechnungsspitze → Rückerstattung
• Die Rücklage ist nicht Teil der Abrechnungsspitze — Rücklagenzuführungen erscheinen getrennt

Wann ist die Hausgeldabrechnung fällig?

Das Gesetz regelt die Fälligkeit in §28 Abs. 2 WEG: Der Verwalter hat die Jahresabrechnung nach Ablauf des Wirtschaftsjahres innerhalb angemessener Frist zu erstellen und den Wohnungseigentümern vorzulegen. Eine starre gesetzliche Frist nennt §28 Abs. 2 WEG nicht — in der Praxis gilt jedoch:

• Vorlage: Spätestens zur ordentlichen Eigentümerversammlung, die in der Regel im ersten Halbjahr des Folgejahres stattfindet
• Ladungsfrist: Die Abrechnung muss den Eigentümern mindestens 2 Wochen vor der Versammlung vorliegen, damit sie geprüft werden kann
• Fälligkeit der Nachzahlung: Nachzahlungen (positive Abrechnungsspitzen) werden erst durch den Genehmigungsbeschluss der Eigentümerversammlung fällig — nicht automatisch mit Vorlage der Abrechnung
• Verzug des Verwalters: Legt der Verwalter die Abrechnung nicht innerhalb angemessener Frist vor, kann dies als Pflichtverletzung gewertet werden

Checkliste: Was Eigentümer bei der Hausgeldabrechnung prüfen sollten

Als Eigentümer haben Sie das Recht, die Jahresabrechnung vor der Eigentümerversammlung zu prüfen (§18 Abs. 4 WEG). Diese Punkte sollten Sie dabei kontrollieren:

1. Vollständigkeit: Enthält die Abrechnung Gesamtabrechnung, alle Einzelabrechnungen und die Rücklagenentwicklung?
2. Umlageschlüssel: Wurden die einzelnen Kostenpositionen mit dem richtigen Verteilerschlüssel (MEA, Kopfteil, Wohnfläche) aufgeteilt?
3. Abrechnungsspitze: Stimmt die berechnete Abrechnungsspitze (Sollbetrag minus geleistetes Hausgeld)?
4. Rücklage: Sind Anfangs- und Endbestand der Erhaltungsrücklage ausgewiesen? Stimmen die Zuführungen und Entnahmen?
5. Belege: Sind alle größeren Ausgaben belegt und auf Anfrage einsehbar (§18 Abs. 4 WEG)?
6. Steuerliche Bescheinigung: Sind haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen für die Anlage V (Steuer) separat ausgewiesen?
7. Kontenführung: Werden WEG-Gelder auf getrennten Konten geführt, die nicht mit Vermögen des Verwalters vermischt sind?
8. Anfechtungsfrist im Blick behalten: Bei Fehlern hat der Eigentümer 1 Monat ab Beschlussfassung Zeit, den Genehmigungsbeschluss anzufechten (§44 Abs. 2 WEG)

Häufig gestellte Fragen

Weiterführende Themen