Was sind kaufmännische Grundlagen in der WEG-Verwaltung?

Kaufmännische Grundlagen umfassen die Buchführung für Wohnungseigentümergemeinschaften, die Erstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung nach §28 WEG sowie das Mahnwesen bei ausbleibenden Hausgeldnachzahlungen.

Was ist der Wirtschaftsplan einer WEG?

Der Wirtschaftsplan nach §28 Abs. 1 WEG legt die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft für das laufende Jahr fest. Auf seiner Grundlage werden die monatlichen Hausgeldzahlungen der Eigentümer berechnet.

Was ist Hausgeld und wer muss es zahlen?

Hausgeld sind die regelmäßigen Vorauszahlungen der Wohnungseigentümer für die laufenden Kosten der Gemeinschaft (Verwaltung, Instandhaltung, Betriebskosten). Die Höhe richtet sich nach den Miteigentumsanteilen und dem beschlossenen Wirtschaftsplan.

Kaufmännische Grundlagen für die WEG-Verwalterprüfung

Buchhaltung, Mahnwesen, Hausgeldinkasso und Fremdgeldkonto — 20 Unterrichtseinheiten kaufmännisches Grundwissen für die IHK-Sachkundeprüfung.

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Ordnungsgemäße Buchführung in der WEG

Der WEG-Verwalter ist verpflichtet, eine geordnete Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für die GdWE zu führen. Es handelt sich nicht um doppelte Buchführung (Bilanzierung), sondern um eine kassenmäßige Buchführung — also die Erfassung tatsächlich geflossener Zahlungen.

Grundprinzipien der WEG-Buchführung

Kassenprinzip: Erfassung nach Zahlungseingang/-ausgang, nicht nach Rechnungsdatum
Trennung der Konten: Girokonto (laufende Kosten) und Rücklagenkonto (Erhaltungsrücklage) getrennt führen
Fremdgeldkonto: Das Geld der GdWE darf nicht mit Eigenmitteln des Verwalters vermischt werden
Belegpflicht: Jede Buchung muss durch einen Beleg (Rechnung, Kontoauszug) belegt sein
Transparenz: Jeder Eigentümer hat Recht auf Einsicht in die Konten und Belege

Das Fremdgeldkonto

Der Verwalter darf das Geld der GdWE nicht auf seinem eigenen Geschäftskonto verwahren. Es sind offene Fremdgeldkonten auf den Namen der GdWE zu führen:

Girokonto der GdWE — für laufende Einnahmen (Hausgeld) und Ausgaben (Betriebskosten)
Rücklagenkonto der GdWE — nur für die Erhaltungsrücklage, separat zu führen

Prüfungsfalle: Das Vermischen von Verwalter-Eigenmitteln und GdWE-Geldern ist ein schwerer Pflichtverstoß — Grund für sofortige Abberufung und Schadensersatzpflicht. Das Fremdgeldkonto muss auf den Namen der GdWE lauten, nicht auf den des Verwalters.

Mahnwesen und Hausgeldinkasso

Zahlt ein Wohnungseigentümer sein Hausgeld nicht, muss der Verwalter konsequent vorgehen. Das Hausgeldinkasso ist eine Kernaufgabe nach §27 WEG.

FälligkeitskontrolleMonatlich prüfen, ob alle Eigentümer das Hausgeld bezahlt haben
ZahlungserinnerungFreundliche Erinnerung per Brief oder E-Mail
Erste MahnungMit gesetzlichem Verzugszins (5 Prozentpunkte über Basiszinssatz, §288 BGB)
Zweite Mahnung / Letzte FristsetzungAndrohung rechtlicher Schritte
Gerichtliches MahnverfahrenBeantragung eines Mahnbescheids beim Amtsgericht — ohne Anwaltzwang möglich
Vollstreckungsbescheid und ZwangsvollstreckungBei Nichtreaktion: Vollstreckungsbescheid, dann Lohnpfändung oder Kontopfändung

Wichtig: Der Verwalter muss Hausgeldausfälle aktiv verfolgen. Ein zu langes Zuwarten kann als Pflichtverletzung gewertet werden. Die Kosten des Mahnverfahrens trägt der säumige Eigentümer.

Soll-Ist-Vergleich

Der Verwalter vergleicht regelmäßig die im Wirtschaftsplan geplanten Ausgaben (Soll) mit den tatsächlich angefallenen Ausgaben (Ist). Bei erheblichen Abweichungen muss er die Eigentümerversammlung informieren und ggf. eine Sonderumlage beantragen.

Sonderumlage — Finanzierung außerplanmäßiger Kosten

Eine Sonderumlage (SU) ergänzt den Wirtschaftsplan, wenn die regulären Hausgeldzahlungen für anfallende Kosten nicht ausreichen. Rechtlich steht sie den WP-Vorschüssen gleich.

Voraussetzungen für eine Sonderumlage

Ein sachlicher Grund ist erforderlich — z.B.:

Die Ansätze im Wirtschaftsplan waren von Anfang an falsch kalkuliert
Der Wirtschaftsplan wurde durch neue Tatsachen überholt
Teile des Wirtschaftsplans sind nicht durchführbar
Eine Liquiditätslücke ist entstanden (LG München I, 24.10.2011)
Unvorhergesehene Reparaturen oder Notfallmaßnahmen

Häufige Prüfungsfallen zur Sonderumlage

Falsche Aussage (Prüfungsfalle)	Richtige Aussage
„Die Erhaltungsrücklage muss erst aufgebraucht werden"	Nicht erforderlich — SU kann auch neben bestehender Rücklage beschlossen werden
„SU erfordert qualifizierte Mehrheit"	Einfache Stimmenmehrheit genügt
„SU nur für unvorhergesehene Maßnahmen"	SU auch für vorhersehbare Maßnahmen zulässig
„SU auf Vorrat beschließen"	Unzulässig — kein sachlicher Grund ohne konkreten Bedarf

Prüfungshinweis: Falscher Kostenverteilerschlüssel bei der Sonderumlage macht den Beschluss anfechtbar (§44 WEG, 1-Monats-Frist) — nicht nichtig. Wichtig: Finanzierung ausschließlich über Sonderumlagen ist unzulässig (§28 WEG verlangt jährlichen Wirtschaftsplan).

Finanzierungsinstrumente der WEG im Überblick

Instrument	Beschlussmehrheit	Besonderheit
Wirtschaftsplan	Einfache Mehrheit	Jährlich zwingend erforderlich (§28 WEG)
Sonderumlage	Einfache Mehrheit	Sachlicher Grund erforderlich, nicht auf Vorrat
Erhaltungsrücklage	Einfache Mehrheit	Zweckgebunden, separat zu führen
WEG-Darlehen	Einfache Mehrheit	Alle Eigentümer haften anteilig