Kaufmännische Grundlagen für die WEG-Verwalterprüfung
Buchhaltung, Mahnwesen, Hausgeldinkasso und Fremdgeldkonto — 20 Unterrichtseinheiten kaufmännisches Grundwissen für die IHK-Sachkundeprüfung.
Jetzt Prüfungsfragen übenOrdnungsgemäße Buchführung in der WEG
Der WEG-Verwalter ist verpflichtet, eine geordnete Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für die GdWE zu führen. Es handelt sich nicht um doppelte Buchführung (Bilanzierung), sondern um eine kassenmäßige Buchführung — also die Erfassung tatsächlich geflossener Zahlungen.
Grundprinzipien der WEG-Buchführung
- Kassenprinzip: Erfassung nach Zahlungseingang/-ausgang, nicht nach Rechnungsdatum
- Trennung der Konten: Girokonto (laufende Kosten) und Rücklagenkonto (Erhaltungsrücklage) getrennt führen
- Fremdgeldkonto: Das Geld der GdWE darf nicht mit Eigenmitteln des Verwalters vermischt werden
- Belegpflicht: Jede Buchung muss durch einen Beleg (Rechnung, Kontoauszug) belegt sein
- Transparenz: Jeder Eigentümer hat Recht auf Einsicht in die Konten und Belege
Das Fremdgeldkonto
Der Verwalter darf das Geld der GdWE nicht auf seinem eigenen Geschäftskonto verwahren. Es sind offene Fremdgeldkonten auf den Namen der GdWE zu führen:
- Girokonto der GdWE — für laufende Einnahmen (Hausgeld) und Ausgaben (Betriebskosten)
- Rücklagenkonto der GdWE — nur für die Erhaltungsrücklage, separat zu führen
Mahnwesen und Hausgeldinkasso
Zahlt ein Wohnungseigentümer sein Hausgeld nicht, muss der Verwalter konsequent vorgehen. Das Hausgeldinkasso ist eine Kernaufgabe nach §27 WEG.
- FälligkeitskontrolleMonatlich prüfen, ob alle Eigentümer das Hausgeld bezahlt haben
- ZahlungserinnerungFreundliche Erinnerung per Brief oder E-Mail
- Erste MahnungMit gesetzlichem Verzugszins (5 Prozentpunkte über Basiszinssatz, §288 BGB)
- Zweite Mahnung / Letzte FristsetzungAndrohung rechtlicher Schritte
- Gerichtliches MahnverfahrenBeantragung eines Mahnbescheids beim Amtsgericht — ohne Anwaltzwang möglich
- Vollstreckungsbescheid und ZwangsvollstreckungBei Nichtreaktion: Vollstreckungsbescheid, dann Lohnpfändung oder Kontopfändung
Soll-Ist-Vergleich
Der Verwalter vergleicht regelmäßig die im Wirtschaftsplan geplanten Ausgaben (Soll) mit den tatsächlich angefallenen Ausgaben (Ist). Bei erheblichen Abweichungen muss er die Eigentümerversammlung informieren und ggf. eine Sonderumlage beantragen.
Sonderumlage — Finanzierung außerplanmäßiger Kosten
Eine Sonderumlage (SU) ergänzt den Wirtschaftsplan, wenn die regulären Hausgeldzahlungen für anfallende Kosten nicht ausreichen. Rechtlich steht sie den WP-Vorschüssen gleich.
Voraussetzungen für eine Sonderumlage
Ein sachlicher Grund ist erforderlich — z.B.:
- Die Ansätze im Wirtschaftsplan waren von Anfang an falsch kalkuliert
- Der Wirtschaftsplan wurde durch neue Tatsachen überholt
- Teile des Wirtschaftsplans sind nicht durchführbar
- Eine Liquiditätslücke ist entstanden (LG München I, 24.10.2011)
- Unvorhergesehene Reparaturen oder Notfallmaßnahmen
Häufige Prüfungsfallen zur Sonderumlage
| Falsche Aussage (Prüfungsfalle) | Richtige Aussage |
|---|---|
| „Die Erhaltungsrücklage muss erst aufgebraucht werden" | Nicht erforderlich — SU kann auch neben bestehender Rücklage beschlossen werden |
| „SU erfordert qualifizierte Mehrheit" | Einfache Stimmenmehrheit genügt |
| „SU nur für unvorhergesehene Maßnahmen" | SU auch für vorhersehbare Maßnahmen zulässig |
| „SU auf Vorrat beschließen" | Unzulässig — kein sachlicher Grund ohne konkreten Bedarf |
Finanzierungsinstrumente der WEG im Überblick
| Instrument | Beschlussmehrheit | Besonderheit |
|---|---|---|
| Wirtschaftsplan | Einfache Mehrheit | Jährlich zwingend erforderlich (§28 WEG) |
| Sonderumlage | Einfache Mehrheit | Sachlicher Grund erforderlich, nicht auf Vorrat |
| Erhaltungsrücklage | Einfache Mehrheit | Zweckgebunden, separat zu führen |
| WEG-Darlehen | Einfache Mehrheit | Alle Eigentümer haften anteilig |
Zusammenfassung: Kaufmännische Kernpflichten
Häufige Fragen
Was sind kaufmännische Grundlagen in der WEG-Verwaltung?
Kaufmännische Grundlagen umfassen die Buchführung für Wohnungseigentümergemeinschaften, die Erstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung nach §28 WEG sowie das Mahnwesen bei ausbleibenden Hausgeldnachzahlungen.
Was ist der Wirtschaftsplan einer WEG?
Der Wirtschaftsplan nach §28 Abs. 1 WEG legt die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft für das laufende Jahr fest. Auf seiner Grundlage werden die monatlichen Hausgeldzahlungen der Eigentümer berechnet.
Was ist Hausgeld und wer muss es zahlen?
Hausgeld sind die regelmäßigen Vorauszahlungen der Wohnungseigentümer für die laufenden Kosten der Gemeinschaft (Verwaltung, Instandhaltung, Betriebskosten). Die Höhe richtet sich nach den Miteigentumsanteilen und dem beschlossenen Wirtschaftsplan.
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