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In Fachforen für Wohnungseigentümer und Verwaltertauglichkeit wird häufig gefragt: „Unser Verwaltervertrag ist seit Monaten abgelaufen, aber der Verwalter überweist weiterhin Beträge vom Gemeinschaftskonto – haftet er dafür persönlich?“ oder „Der Bestellungsbeschluss wurde gerichtlich für ungültig erklärt – wer haftet für Tätigkeiten in der Zwischenzeit?“ Dieser Ratgeber arbeitet die Rechtslage systematisch auf Basis von Gesetz und aktueller Rechtsprechung (insbesondere BGH, V ZR 76/25) auf.
Auf einen Blick: Ein faktischer Verwalter ist eine Person oder Gesellschaft, die tatsächlich Verwalteraufgaben für eine Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) wahrnimmt, obwohl keine wirksame Verwalterbestellung nach § 26 WEG oder ein gültiger Verwaltervertrag vorliegt. Der faktische Verwalter haftet der Gemeinschaft bei Pflichtverletzungen nach § 280 Abs. 1 BGB wie ein regulär bestellter Verwalter, es sei denn, er hat die Pflichtverletzung nicht zu vertreten (§ 280 Abs. 1 S. 2 BGB).
Wann liegt ein faktischer Verwalter in der WEG vor?
Ein faktischer Verwalter liegt vor, wenn jemand die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer WEG tatsächlich ausübt, ohne dass hierfür eine formell wirksame Bestellung oder ein gültiger Verwaltervertrag existiert. Dieser Zustand entsteht in der Verwalterpraxis meist dann, wenn die Bestellungszeit nach § 26 WEG abgelaufen ist, der bisherige Verwalter die Amtsgeschäfte aber stillschweigend fortführt, oder wenn der Bestellungsbeschluss im Rahmen einer Beschlussanfechtung gerichtlich für ungültig oder nichtig erklärt wird.
Rechtlich ist strikt zwischen der organismäßigen Bestellung (§ 26 WEG), dem schuldrechtlichen Verwaltervertrag und der gesetzlichen Vertretungsmacht nach § 9b WEG zu unterscheiden. Ein faktisches Verwalterverhältnis setzt voraus, dass der Handelnde nach außen hin wie ein bestellter Verwalter auftritt – etwa Kontoüberweisungen vornimmt, Eigentümerversammlungen einberuft, Beschlüsse ausführt oder Dienstleister im Namen der Gemeinschaft beauftragt.
Haftet der faktische Verwalter persönlich auf Schadensersatz nach § 280 Abs. 1 BGB?
Der faktische Verwalter haftet der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer nach § 280 Abs. 1 BGB auf Schadensersatz, wenn er Pflichten verletzt, die einen ordnungsgemäß bestellten Verwalter zur Überwachung und Schonung des Gemeinschaftsvermögens treffen würden, es sei denn, er hat die Pflichtverletzung nicht zu vertreten (§ 280 Abs. 1 S. 2 BGB). Die tatsächliche Übernahme der Verwalterfunktion löst dieselben Vermögensbetreuungspflichten wie ein formeller Vertrag aus, wobei die genaue rechtliche Einordnung – ob Geschäftsführung ohne Auftrag, fehlerhaftes Anstellungsverhältnis oder Auftragsrecht – offenbleibt (BGH, V ZR 76/25). Die Haftung setzt die allgemeinen gesetzlichen Tatbestandsmerkmale des § 280 Abs. 1 BGB voraus (Pflichtverletzung, Vertretenmüssen, Kausalität und Schaden).
Kann sich ein faktischer Verwalter auf das Fehlen eines Verwaltervertrages berufen?
In der Regel nicht, ein faktischer Verwalter kann sich gegenüber Ersatzansprüchen der Gemeinschaft zumeist nicht auf das Fehlen einer wirksamen Bestellung oder eines wirksamen Verwaltervertrages berufen.
Hat ein faktischer Verwalter Anspruch auf Vergütung oder Aufwendungsersatz?
Ob dem faktischen Verwalter ein Anspruch auf Vergütung oder lediglich auf Aufwendungsersatz zusteht, hängt von der genauen dogmatischen Einordnung ab, die der BGH bislang ausdrücklich offengelassen hat (BGH, Urteil v. 30.01.2026 - V ZR 76/25, Rn. 20-21). Wendet man die Grundsätze des fehlerhaften Anstellungsverhältnisses an, würde dem faktischen Verwalter für tatsächlich geleistete Tätigkeit regelmäßig die übliche Vergütung zustehen. Nach den Vorschriften über die berechtigte Geschäftsführung ohne Auftrag (§§ 670, 683 BGB) beziehungsweise das Bereicherungsrecht (§ 812 BGB) können jedenfalls notwendige und nützliche Aufwendungen, die der faktische Verwalter im berechtigten Interesse der Eigentümer getätigt hat (z. B. Bezahlung zwingender laufender Gebäudeversicherungen oder notwendiger Reparaturen), von der Gemeinschaft erstattet verlangt werden.
Dies betrifft grundsätzlich Auslagen, die dem Interesse und dem wirklichen oder mutmaßlichen Willen der Eigentümer entsprachen. Ein entgegenstehender Wille der Eigentümer hindert den Ersatzanspruch jedoch dann nicht, wenn ohne die Geschäftsführung eine Pflicht der Gemeinschaft, deren Erfüllung im öffentlichen Interesse liegt, nicht rechtzeitig erfüllt worden wäre (§ 683 S. 2 i.V.m. § 679 BGB). Eigenmächtige Ausgaben ohne Vertretungsmacht und ohne Notgeschäftsführung tragen das Risiko der Verweigerung. Ergänzend gelten die allgemeinen Regeln zur Haftung des WEG-Verwalters.
Wie unterscheidet sich der faktische Verwalter vom formellen und kommissarischen Verwalter?
| Kriterium | Formeller Verwalter | Faktischer Verwalter | Gerichtlich bestellter Verwalter |
|---|---|---|---|
| Bestellung (§ 26 WEG) | Wirksamer Beschluss der WEG liegt vor | Keine wirksame Bestellung (abgelaufen, nichtig, angefochten) | Gerichtliche Bestellung durch Beschlussersetzungsklage nach § 44 Abs. 1 S. 2 WEG (auf zertifizierte Verwalter beschränkt, es sei denn, es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer wurde bestellt und weniger als ein Drittel verlangt einen zertifizierten Verwalter, § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG) |
| Vertrag & Vergütung | Gültiger Verwaltervertrag, Anspruch auf Honorar | Kein wirksamer Vertrag; Vergütung oder Aufwendungsersatz (strittig, BGH V ZR 76/25 Rn. 20-21) | Gerichtlich festgesetztes Honorar beziehungsweise Vertrag |
| Haftung (§ 280 BGB) | Grundsätzlich nach Vertrag & Gesetz (§ 280 BGB) | Nach § 280 BGB bei Verletzung von Vermögensbetreuungspflichten (BGH, V ZR 76/25) | Grundsätzlich nach Gesetz & Gerichtsbeschluss |
| Vertretungsmacht (§ 9b WEG) | Grundsätzlich unbeschränkt (§ 9b WEG), außer bei Grundstückskauf- und Darlehensverträgen, für die ein Beschluss der Wohnungseigentümer erforderlich ist (§ 9b Abs. 1 S. 1 WEG) | Im Außenverhältnis eventuell Rechtsscheinvollmacht, im Innenverhältnis pflichtwidrig | Gesetzliche Vertretungsmacht (§ 9b WEG), Ausnahmen bei Grundstückskauf- und Darlehensverträgen, für die ein Beschluss der Wohnungseigentümer erforderlich ist (§ 9b Abs. 1 S. 1 WEG) |
Rechtsrelevanz für die Verwalterprüfung nach § 26a WEG
Für Anwärter der IHK-Sachkundeprüfung zum Zertifizierten Verwalter ist das Verständnis des faktischen Verwalters ein wichtiger Prüfungsstein. In der schriftlichen und mündlichen Prüfung wird verlangt, die rechtlichen Trennungslinien genau zu beherrschen:
- Trennungsprinzip: Unterscheidung zwischen organrechtlicher Bestellung (§ 26 WEG), Vertretung (§ 9b WEG) und schuldrechtlichem Verwaltervertrag.
- Haftungsmechanismus: Anwendbarkeit von § 280 Abs. 1 BGB bei Pflichtverletzungen und unberechtigten Kontoverfügungen.
- Geschäftsführung ohne Auftrag: Ersatzfähige Aufwendungen (§§ 670, 683, 812 BGB) abgrenzen von schadensersatzpflichtigem Overreach.
Häufige Fragen zum faktischen Verwalter im WEG-Recht
Wann spricht man im WEG-Recht von einem faktischen Verwalter?
Ein faktischer Verwalter liegt vor, wenn eine Person oder Gesellschaft die Verwaltungsaufgaben einer Eigentümergemeinschaft tatsächlich wahrnimmt, obwohl keine wirksame Bestellung nach § 26 WEG vorliegt oder der Verwaltervertrag nichtig, angefochten oder abgelaufen ist.
Haftet der faktische Verwalter persönlich für Pflichtverletzungen?
Ja, grundsätzlich. Wer faktisch wie ein Verwalter auftritt, übernimmt damit auch entsprechende Pflichten zur sorgfältigen Wahrung der Vermögensinteressen der Gemeinschaft. Er haftet bei Pflichtverletzungen nach § 280 Abs. 1 BGB auf Schadensersatz, es sei denn, er hat die Pflichtverletzung nicht zu vertreten (§ 280 Abs. 1 S. 2 BGB).
Kann sich ein faktischer Verwalter mit dem Fehlen einer wirksamen Bestellung herausreden?
In der Regel nicht. Ein faktischer Verwalter kann sich gegenüber Schadensersatzansprüchen der Gemeinschaft regelmäßig nicht darauf berufen, mangels wirksamer Bestellung oder mangels gültigen Verwaltervertrags formal gar kein Verwalter gewesen zu sein.
Hat ein faktischer Verwalter Anspruch auf Aufwendungsersatz oder Vergütung?
Ob dem faktischen Verwalter ein Anspruch auf Vergütung oder nur auf Aufwendungsersatz zusteht, hängt von der rechtlichen Einordnung ab, die der BGH (Urteil v. 30.01.2026 - V ZR 76/25, Rn. 20-21) ausdrücklich offengelassen hat. Wendet man die Grundsätze des fehlerhaften Anstellungsverhältnisses an, stünde ihm regelmäßig die übliche Vergütung zu. Nach den Regeln der Geschäftsführung ohne Auftrag (§§ 670, 683 BGB) oder des Bereicherungsrechts (§ 812 BGB) wären jedenfalls nützliche Aufwendungen erstattungsfähig.
Ist das Thema des faktischen Verwalters für die Verwalterprüfung relevant?
Ja. Die Abgrenzung zwischen Bestellung nach § 26 WEG, Verwaltervertrag, Vertretungsmacht nach § 9b WEG und Haftungsgrundsätzen gehört zum Kernthema der IHK-Sachkundeprüfung für Zertifizierte Verwalter nach § 26a WEG.
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